Zertifizierungsprozess Managementsysteme

Antrag

Um eine Zertifizierung zu beantragen, ist zunächst ein Antragsformular auszufüllen. Dies kann sowohl von einem Unternehmensvertreter als auch von einem Mitarbeiter von BM Certification mit Ihnen gemeinsam vorbereitet werden. Auf der Grundlage des ausgefüllten Antrags erstellt BM Certification ein Zertifizierungsangebot. Im Standardfall wird der Zertifizierungsvertrag für 3 Jahre geschlossen und deckt einen kompletten Zertifizierungszyklus ab.

Stufe 1 des Zertifizierungsaudits

Das Zertifizierungsaudit der ersten Stufe wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Kunde über alle erforderlichen dokumentierten Informationen des Managementsystems verfügt. Danach werden die Umstände des Unternehmens des Kunden bewertet und die Bereitschaft des Personals für die zweite Stufe des Zertifizierungsaudits festgestellt. Während des Audits muss der Auditor die Bereitschaft des Kunden für das Zertifizierungsaudit der zweiten Stufe überprüfen. Alle festgestellten Mängel müssen bis zum Audit der Stufe 2 behoben werden. Der Zeitraum zwischen der Stufe 1 und Stufe 2 des Zertifizierungsaudits darf 6 Monate nicht überschreiten. Wenn dieser Zeitraum länger ist, muss die Stufe 1 wiederholt werden.

Stufe 2 des Zertifizierungsaudits

In der Stufe 2 des Audits wird die praktische Umsetzung des Systems bewertet. Die Prüfung der zweiten Stufe ist eine vollständige Systemprüfung. Sollten während des Audits der zweiten Stufe signifikante Abweichungen festgestellt werden, müssen diese korrigiert werden, bevor eine Zertifizierungsentscheidung getroffen werden kann. Für die nicht signifikanten Abweichungen werden geplanten Handlungen abgestimmt, um sie zu beseitigen.

Überwachungsaudit

Eine Überwachungsprüfung muss spätestens 12 Monate nach dem Ausstellungsdatum des Zertifikats, vorzugsweise bereits 9 Monate nach der Ausstellung, durchgeführt werden. Das Audit kann ggf. keine vollständige Systemprüfung enthalten. Nachfolgende Surveillance- und Rezertifizierungsprüfungen sollten vorzugsweise 12 Monate nach der vorherigen Prüfung erfolgen.

Rezertifizierungsaudit

Eine Rezertifizierungsprüfung ist eine vollständige Systemprüfung. Eine Rezertifizierungsprüfung wird durchgeführt, um eine kontinuierliche Eignung und Wirksamkeit des Managementsystems sowie eine kontinuierliche Eignung und Anwendbarkeit im Zertifizierungsbereich zu überprüfen.

Sonstige Prüfungsarten

Lückenanalyse oder GAP

Es ist möglich, vor dem Zertifizierungsaudit eine GAP-Analyse durchzuführen, um Mängel festzustellen, welche die Zertifizierung verzögern oder verhindern könnten. Eine Lückenanalyse kann normalerweise innerhalb eines Tages durchgeführt werden.

Sonderprüfung

Eine Sonderprüfung wird durchgeführt, wenn:

• die Stufe 2 des Zertifizierungsaudits erfolglos abgelaufen ist;
• Mängel nicht rechtzeitig behoben wurden;
• Niederlassungen des Unternehmens des Kunden erweitert oder gekürzt werden;
• sich der Tätigkeitsbereich erweitert;
• Beschwerden eingegangen sind.

Integrierte Prüfung

BM Certification kann eine integrierte Prüfung durchführen, d. h. im Rahmen einer Prüfung werden mehrere Standards der Managementsysteme in verschiedenen Kombinationen einbegriffen. Einige Standards sind einfacher zu integrieren als andere, und Kunden entscheiden sich meist für die Integration von Managementsystemen nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001.

Einstellung der Zertifizierung (Suspension)

BM Certifiction hat das Recht, die Zertifizierung des Kunden einzustellen, wenn:

• das zertifizierte System des Kunden die Zertifizierungsanforderungen ständig nicht erfüllt;
• die Wiederholungsaudit nicht rechtzeitig durchgeführt wurde;
• der zertifizierte Kunde die wesentlichen Mängel nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist behoben hat;
• der zertifizierte Kunde die Einstellung der Zertifizierung freiwillig vorschlägt;
• der zertifizierte Kunde gegen die Vertragsbedingungen verstößt, z. B. die Rechnung für ein erfolgtes Audit nicht begleicht.

Im Fall der Einstellung der Zertifizierung:

• muss der Kunde Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die Ursache für die Einstellung der Zertifizierung innerhalb des vorgegebenen Zeitraums zu beseitigen;
• muss der Kunde seine Kunden über die Einstellung der Zertifizierung informieren;
• darf der Kunde keine Geschäfte durchführen, die auf der Zertifizierung basieren;
• darf der Kunde keine Werbematerialien verwenden, die sich auf die eingestellte Zertifizierung beziehen, ebenso muss die Verwendung von Zertifizierungszeichen eingestellt werden.

Die Suspendierung der Zertifizierung darf nicht länger als 6 Monate dauern. Diese Frist kann bei Bedarf überschritten werden. Nach dieser Frist wird die Zertifizierung aufgehoben (Withdrawal).

Aufhebung der Zertifizierung (Withdrawal)

Die Zertifizierung wird aufgehoben, wenn der Kunde die Gründe für die Einstellung der Zertifizierung nicht behoben hat. Im Fall der Aufhebung der Zertifizierung:

• muss der Kunde seine Kunden über die Aufhebung der Zertifizierung informieren;
• darf der Kunde keine Geschäfte durchführen, die auf der Zertifizierung basieren;
• muss die Verwendung von Zertifizierungszeichen und Werbeartikeln, die sich auf die Zertifizierung beziehen, sofort eingestellt werden.

Widerruf der Zertifizierung (Cancellation)

Der Kunde kann die Zertifizierung jederzeit während des Zertifizierungszyklus stornieren. Damit die Zertifizierung widerrufen werden kann, muss der Kunde eine formlose schriftliche Anfrage an BM Certifcation senden.

Abweichungen

Abweichungen werden in zwei Typen unterteilt: Signifikante Abweichungen und geringfügige Abweichungen. Unabhängig von der Wesentlichkeit der Abweichung muss der Kunde die Ursache der Abweichung analysieren, Korrekturen vornehmen und die Ursachen beseitigen. Die wesentlichen Abweichungen müssen innerhalb von 3 Monaten, geringfügige Abweichungen innerhalb von 12 Monaten behoben werden (Auditor*in kann eine kürzere Frist festlegen).